Konfigurieren Sie Postfachkontingente, Archive und Aufbewahrungsrichtlinien auf Exchange Server 2019
Exchange Server, entwickelt von Microsoft, ist eine leistungsstarke Messaging- und Kollaborationsplattform, die als E-Mail-Server in Organisationen dient. Seine Bedeutung in Unternehmen ist unbestreitbar, da es eine Reihe von Funktionen bietet, die die Kommunikation optimieren, die Zusammenarbeit fördern und die Gesamtproduktivität verbessern.
In diesem Leitfaden befassen wir uns mit den wesentlichen Aspekten der Verwaltung des E-Mail-Speichers, der Organisation von Archiven und der Implementierung von Aufbewahrungsrichtlinien in Ihrer Exchange Server-Umgebung.
Eine effektive Verwaltung der Postfachkontingente auf dem Exchange-Server ist entscheidend für die Optimierung der Speichernutzung und die Gewährleistung eines reibungslosen E-Mail-Betriebs. Wir werden uns mit der Konfiguration von Postfachkontingenten befassen, damit Sie geeignete Grenzwerte für die Postfachgrößen festlegen, die Speichernutzung einschränken und Probleme durch überfüllte Postfächer vermeiden können.
Darüber hinaus werden wir uns mit dem Konzept der E-Mail-Archivierung befassen, das eine entscheidende Rolle bei der Aufbewahrung wertvoller Daten, der Reduzierung von Postfächern und der Erfüllung von Compliance-Anforderungen spielt. Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitungen helfen Ihnen bei der Konfiguration und Verwaltung von Archiven und bieten eine sichere und effiziente Möglichkeit, historische E-Mail-Daten zu speichern und abzurufen.
Darüber hinaus werden wir die Bedeutung von Aufbewahrungsrichtlinien für die Aufrechterhaltung der Datenintegrität und -konformität erörtern. Sie erfahren, wie Sie Aufbewahrungsrichtlinien definieren, um den Lebenszyklus von E-Mails automatisch zu verwalten, Aufbewahrungs-Tags anzuwenden und Datenaufbewahrungsfristen durchzusetzen. Durch die Implementierung geeigneter Aufbewahrungsrichtlinien können Sie sicherstellen, dass wichtige Daten für den erforderlichen Zeitraum aufbewahrt werden, und gleichzeitig unnötige Unordnung vermeiden.
Egal, ob Sie Systemadministrator, IT-Experte oder einfach nur an der Exchange Server-Verwaltung interessiert sind, dieser Blogbeitrag vermittelt Ihnen das Wissen und die praktische Anleitung, die Sie zum effektiven Konfigurieren von Postfachkontingenten, Archiven und Aufbewahrungsrichtlinien auf Exchange Server 2019 benötigen. Lassen Sie uns eintauchen und schöpfen Sie das volle Potenzial dieser wesentlichen Funktionen aus, um Ihre E-Mail-Verwaltungsprozesse zu optimieren.
Erste Schritte
In unserem vorherigen Leitfaden haben wir erläutert, wie Sie Exchange Server 2019 unter Windows Server 2022 installieren. Es wird empfohlen, Exchange Server 2019 installiert zu haben, bevor Sie mit den folgenden Konfigurationen fortfahren. Sie können den Leitfaden anzeigen, indem Sie auf den folgenden Link klicken.
- Installieren von Exchange Server 2019 auf Windows Server 2022
Gehen Sie nach der Installation wie unten gezeigt vor.
1. Konfigurieren Sie Postfachkontingente auf Exchange Server 2019
Bei den Postfachkontingenten handelt es sich um Grenzwerte für die Speicherkapazität, die einzelnen Benutzerpostfächern in einem E-Mail-System wie Exchange Server zugewiesen wird. Diese Kontingente definieren die maximale Datenmenge, die Benutzer in ihren Postfächern speichern können, einschließlich E-Mails, Anhänge, Kalendereinträge und andere Postfachelemente.
Postfachkontingente umfassen in der Regel drei Komponenten:
- Problemwarnungskontingent: Dies ist ein Schwellenwert, der unter dem Postfachkontingentlimit liegt. Wenn das Postfach eines Benutzers diesen Grenzwert erreicht oder überschreitet, erhält er eine Warnmeldung, die darauf hinweist, dass die Speicherkapazität seines Postfachs fast erschöpft ist.
- Sendekontingent verbieten: Dies ist das maximale Speicherlimit für ein Postfach. Sobald dieses Kontingent erreicht ist, können Benutzer keine neuen E-Mails mehr senden, sie können jedoch weiterhin eingehende Nachrichten empfangen.
- Sende- und Empfangskontingent verbieten: Dies ist die feste Grenze für ein Postfach. Sobald dieses Kontingent erreicht ist, werden Benutzer für das Senden oder Empfangen neuer E-Mails gesperrt. Sie müssen die Postfachgröße durch Löschen oder Archivieren von Elementen reduzieren, um die E-Mail-Funktionalität wiederherzustellen.
Um dies zu konfigurieren, können Sie eine der folgenden Methoden verwenden:
Option 1: Postfachkontingente über Admin Center konfigurieren
Sie können die Postfachkontingente auf Exchange Server 2019 ganz einfach über das Admin Center festlegen. Melden Sie sich dazu beim Exchange Server Admin Center an und navigieren Sie zur Registerkarte Empfänger.
Wählen Sie hier den gewünschten Benutzer aus und klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten. Navigieren Sie im linken Bereich zur Registerkarte Postfachnutzung.
Klicken Sie hier auf Weitere Optionen, um die Postfachkontingente zu konfigurieren.
Aktivieren Sie nun das Kontrollkästchen Kontingenteinstellungen anpassen und geben Sie dann die gewünschte Größe für jedes Element an.
Option 2: Postfachkontingente mit PowerShell konfigurieren
Eine weitere Möglichkeit zum Festlegen der Postfachkontingente auf Exchange Server 2019 ist die Verwendung von PowerShell. Öffnen Sie für diese Methode PowerShell und geben Sie den folgenden Befehl ein, um die Exchange-Verwaltungsshell zu starten.
LaunchEMS Nach dem Start können Sie die aktuellen Kontingenteinstellungen anzeigen:
Get-Mailbox | Select Name,IssueWarningQuota,ProhibitSendQuota,ProhibitSendReceiveQuota,UseDatabaseQuotaDefaults Beispielausgabe:
Für diese Demo werde ich das Kontingent für Testbenutzer konfigurieren und dabei alle Werte angeben, wie wir es im Admin Center getan haben:
Set-Mailbox -Identity "Test User" `
-IssueWarningQuota 3gb `
-ProhibitSendQuota 3.5gb `
-ProhibitSendReceiveQuota 4gb `
-UseDatabaseQuotaDefaults $FalseSobald die Änderungen vorgenommen wurden, können Sie sie mit dem Befehl anzeigen;
Get-Mailbox "Test User" | Select Name,IssueWarningQuota,ProhibitSendQuota,ProhibitSendReceiveQuota,UseDatabaseQuotaDefaults Beispielausgabe:
2. Konfigurieren Sie In-Place-Archive auf Exchange Server 2019
In-Place-Archive auf Exchange Server bieten Benutzern die Möglichkeit, ältere E-Mail-Daten getrennt von ihrem primären Postfach innerhalb derselben Exchange-Umgebung zu speichern. Diese Funktion ermöglicht die effiziente Aufbewahrung und den Abruf historischer E-Mails, wodurch die Unordnung im primären Postfach verringert und gleichzeitig die Datenerhaltung und -konformität gewährleistet wird.
Dazu werde ich auch zwei Möglichkeiten zur Aktivierung aufzeigen.
Option 1: Aktivieren Sie In-Place-Archive über das Admin Center
Um die In-Place-Archive auf Exchange Server 2019 über das Admin Center zu aktivieren, navigieren Sie zu Server->Datenbanken
Fügen Sie hier eine neue Datenbank hinzu, die für Archive verwendet werden soll, indem Sie auf das Symbol Bearbeiten klicken. Geben Sie die erforderlichen Details ein und montieren Sie es.
Starten Sie den Exchange-Server neu und die Datenbank ist wie gezeigt verfügbar:
Um In-Place-Archive zu aktivieren, wählen Sie Empfänger->Postfächer aus
Wählen Sie das gewünschte Postfach aus, für das Sie die In-Place-Archive aktivieren möchten. Stellen Sie die Datenbank zum Speichern von Archiven ein und klicken Sie auf OK.
Jetzt hat der Benutzer das In-Place-Archiv in seiner E-Mail aktiviert, wie gezeigt.
Option 2: Aktivieren Sie In-Place-Archive mit PowerShell
Sie können diese Funktion auch mit PowerShell aktivieren. Führen Sie PowerShell mit erhöhten Rechten aus und starten Sie dann die Exchange-Verwaltungsshell mit dem folgenden Befehl:
LaunchEMSErstellen Sie zunächst eine Datenbank für die Archive:
New-MailboxDatabase -Server exchange-server -Name "Archive Database 001" `
-EdbFilePath "C:\Program Files\Microsoft\Exchange Server\V15\Mailbox\Archive Database\Archive Database 001.edb" `
-LogFolderPath "C:\Program Files\Microsoft\Exchange Server\V15\Mailbox\Archive Database"Mounten Sie die Datenbank nach der Erstellung mit dem folgenden Befehl:
Mount-Database "Archive Database 001"
Get-MailboxDatabase Beispielausgabe:
Starten Sie den Exchange-Server neu:
Restart-Service MSExchangeIS Aktivieren Sie nun In-Place Archives für den gewünschten Benutzer, beispielsweise Test User, mit dem folgenden Befehl:
Enable-Mailbox "Test User" -Archive -ArchiveDatabase "Archive Database 001" Überprüfen Sie die Änderungen:
Get-Mailbox "Test User" | Select Name,ArchiveDatabase Beispielausgabe:
Anschließend können Sie die Konnektivität zur Archiv-DB mit dem Befehl testen:
Test-ArchiveConnectivity -UserSmtp [email Beispielausgabe:
Sie können die Benutzer anzeigen, für die In-Place-Archive deaktiviert sind:
Get-Mailbox -Filter "Name -NotLike 'DiscoverySearchMailbox*' -AND ArchiveDatabase -Eq `$null" | Select Name,ArchiveDatabase Beispielausgabe:
Sie können In-Place-Archive auch mit einem einzigen Befehl für alle Benutzer aktivieren:
Get-Mailbox -Filter "Name -NotLike 'DiscoverySearchMailbox*' -AND ArchiveDatabase -Eq `$null" | Enable-Mailbox -Archive -ArchiveDatabase "Archive Database 001" Um In-Place-Archive für einen Benutzer, beispielsweise Testbenutzer, zu deaktivieren, verwenden Sie Folgendes:
Disable-Mailbox "Test User" -Archive 3. Legen Sie Aufbewahrungsrichtlinien für Exchange Server 2019 fest
Aufbewahrungsrichtlinien auf Exchange Server 2019 sind eine Reihe von Regeln und Einstellungen, die den Lebenszyklus und die Verwaltung von E-Mail-Nachrichten und anderen Postfachelementen regeln. Diese Richtlinien helfen Unternehmen dabei, die Datenintegrität aufrechtzuerhalten, gesetzliche Compliance-Anforderungen zu erfüllen und die Verwaltung der E-Mail-Aufbewahrung und -Löschung zu optimieren.
Sie können die Aufbewahrungsrichtlinien auf Exchange Server 2019 mit zwei Methoden festlegen:
Option 1: Aufbewahrungsrichtlinien mit PowerShell festlegen
Sie können die erforderlichen Aufbewahrungsrichtlinien auf Exchange Server 2019 mithilfe von PowerShell festlegen. Um jedoch die Richtlinie „In Archiv verschieben“ festzulegen, müssen Sie zunächst das In-Place-Archiv aktivieren.
Starten Sie Powershell mit Administratorrechten und starten Sie die Exchange-Verwaltungsshell:
LaunchEMSSehen Sie sich die standardmäßig verfügbaren Richtlinien an:
Get-RetentionPolicy Beispielausgabe:
Sehen Sie sich die Standard-Aufbewahrungsrichtlinien-Tags an:
Get-RetentionPolicyTag | Format-Table -AutoSize -Wrap Beispielausgabe:
Normalerweise wird die standardmäßige Aufbewahrungsrichtlinie nicht standardmäßig angewendet. Wenn Sie jedoch den In-Place-Archivordner aktiviert haben, wird die Standardaufbewahrungsrichtlinie automatisch angewendet.
Sehen Sie, ob die Aufbewahrungsrichtlinie für einen Benutzer aktiviert ist:
Get-Mailbox "Test" | Select Name,ArchiveDatabase,RetentionPolicy
Get-Mailbox "Klinsmann" | Select Name,ArchiveDatabase,RetentionPolicy Beispielausgabe:
Jetzt erstellen wir zwei neue Aufbewahrungsrichtlinien-Tags, die alle erforderlichen Parameter angeben.
New-RetentionPolicyTag -Name "2 Year Delete" -Type All -AgeLimitForRetention 730 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery
New-RetentionPolicyTag -Name "3 Month move to Archive" -Type All -AgeLimitForRetention 90 -RetentionAction MoveToArchive Jetzt können wir neue Richtlinien erstellen und diese mit den Tags verknüpfen.
New-RetentionPolicy "My Delete Policy" -RetentionPolicyTagLinks "2 Year Delete"
New-RetentionPolicy "My Archive Policy" -RetentionPolicyTagLinks "3 Month move to Archive" Sehen Sie sich die erstellten Richtlinien und Tags an:
Get-RetentionPolicy
Get-RetentionPolicyTag | Format-Table -AutoSize -Wrap Beispielausgabe:
Anschließend können Sie diese Richtlinien auf die Benutzer anwenden. Zum Beispiel:
##For User Test User
Set-Mailbox "Test" -RetentionPolicy "My Delete Policy"
Start-ManagedFolderAssistant -Identity "Test"
##For User John Doe
Set-Mailbox "John" -RetentionPolicy "My Archive Policy"
Start-ManagedFolderAssistant -Identity "John" Sehen Sie sich die vorgenommenen Änderungen an:
Get-Mailbox -Filter "Name -NotLike 'DiscoverySearchMailbox*'" | Select Name,ArchiveDatabase,RetentionPolicy Beispielausgabe:
Option 2: Aufbewahrungsrichtlinien über Admin Center festlegen
Um die Aufbewahrungsrichtlinien auf Exchange Server 2019 festzulegen, navigieren Sie im Admin Center zu Compliance-Verwaltung. Hier können Sie die verschiedenen Aufbewahrungsrichtlinien-Tags verwalten.
Sie können auch die verfügbaren Richtlinien anzeigen.
Um eine Richtlinie zu erstellen und zu verwenden, müssen wir zunächst ein Aufbewahrungsrichtlinien-Tag erstellen.
Fahren Sie fort und erstellen Sie das gewünschte Richtlinien-Tag.
Erstellen Sie dann mithilfe des Tags eine Aufbewahrungsrichtlinie. Für die Zwecke dieser Demonstration werde ich eine eintägige Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, die für Tests verwendet wird. Sie können Ihre eigene Wunschrichtlinie erstellen.
Nach der Erstellung können Sie die Richtlinie für einen Benutzer festlegen. Navigieren Sie zunächst zu den Postfacheinstellungen des Benutzers und nehmen Sie die unten gezeigten Änderungen unter Postfachfunktionen vor:
Sie können die Richtlinie jetzt anwenden:
Testen Sie die Aufbewahrungsrichtlinien auf Exchange Server 2019
Anschließend können Sie die Aufbewahrungsrichtlinien auf Exchange Server 2019 testen. Wenn beispielsweise die Richtlinie Löschen und Wiederherstellung zulassen angewendet wird und die Nachrichten in Gelöschte Elemente< verschoben werden Nachdem der Ordner abgelaufen ist, können Sie ihn unter Gelöschte Elemente->Gelöschte Elemente wiederherstellen wiederherstellen
Die eingestellte Richtlinie kann auch im Posteingang eingesehen werden, sobald E-Mails eingehen. Für den folgenden Benutzer gilt beispielsweise eine Löschrichtlinie für zwei Jahre
Wenn die Richtlinie In Archiv verschieben angewendet wird und der Ordner In-Place-Archiv aktiviert ist und die Nachrichten nach Ablauf des Ordners gelöscht werden, können Sie eine Wiederherstellung durchführen sie hier.
Urteil
Zusammenfassend hat dieser Leitfaden wertvolle Einblicke in die Konfiguration von Postfachkontingenten, Archiven und Aufbewahrungsrichtlinien auf Exchange Server 2019 gegeben. Durch das Verständnis und die effektive Implementierung dieser Funktionen können Unternehmen ihre E-Mail-Verwaltungsprozesse optimieren, die Zusammenarbeit verbessern, die Datenintegrität sicherstellen und Vorschriften einhalten Compliance-Anforderungen. Ich hoffe, das war informativ.
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